Das kommt auch auf Sie zu: Die Betriebs- /Steuerprüfung
Rund 116.000 Betriebsprüfungen nehmen die Finanzämter jährlich bei Klein- und Mittelständigen Betrieben vor. Sie führen zu Nachzahlungen von durchschnittlich etwa € 12.000,00 pro Prüfung! Auch Ihr Unternehmen kann es jederzeit treffen!
Zu einem Teil werden Betriebe auch nach einem Zufallsverfahren ausgewählt. Eine genaue Vorhersage wann es zu einer Prüfung kommt, ist deshalb nicht möglich. Das Finanzamt braucht auch keinen besonderen Anlass, um Ihre steuerlich relevanten Unterlagen unter die Lupe zu nehmen.
Hierzu zählen in jedem Fall Daten aus der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung. Aber auch andere digitale Unterlagen (z.B. E-Mails) können als steuerlich relevant eingestuft werden. Einen abschließenden Katalog steuerrelevanter Daten gibt es leider nicht. Aber Sie können vorsorgen! Durch eine
Revisionssichere Archivierung!
Elektronische Dokumente unterliegen denselben Archivierungsgesetzmäßigkeiten wie Papierdokumente. So müssen z. B. auch die elektronische Rechnungen, wie die papierhaften Rechnungen, mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
Die gesetzlichen Anforderungen bei der Archivierung von elektronischen Dokumenten sind durch die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ klar definiert. Die GDPdU verpflichtet Unternehmen, steuerrelevante Daten über einen aufbewahrungspflichtigen Zeitraum von mindestens zehn Jahren unveränderbar sowie maschinell les- und auswertbar vorzuhalten.
Die digitale Betriebsprüfung gewinnt immer stärker an Bedeutung. Grundlagen der GDPdU sind eine Neuregelung des Steuersenkungsgesetzes und die damit verbundenen Änderungen der Abgabenordnung (§§ 146 und 147). Dadurch wird der Finanzverwaltung schon seit dem 01.01.2002 das Recht eingeräumt, die steuerrelevanten Daten von Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung in digitaler Form anzufordern. Präzisiert werden die GDPdU in einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 16.07.2001.
Bereits heute erfolgen mehr als zwei Drittel aller Betriebsprüfungen digital. Dieser Trend zeigt steil aufwärts – und er ist unumkehrbar. Dabei definiert der Gesetzgeber klare Vorgaben, die es zu erfüllen gilt.
Dokumente müssen u.a. im originären Format archiviert werden! Der Ausdruck eines ursprünglich elektronischen Dokumentes (z. B. einem PDF-Dokument) ist für die Archivierung nicht zulässig. Durch diesen Umstand ergeben sich neue Anforderungen an die EDV-Abteilungen von Unternehmen, die erhebliche Investitionen in Hard- und Software sowie aufwändige organisatorische Aufgaben mit sich bringen würden.
Unsere Lösung: Die icon-Online-Archivierung in der "CLOUD"
Die icon GmbH stellt ihren Kunden ein revisionssicheres und GDPdU-konformes Online Archiv zur Verfügung. Das ASP-Archiv basiert auf moderner Server-Technologie von „ELOenterprise“ und wird in einem hochsicheren Rechenzentrum betrieben. Die innovative Lösung zeichnet sich durch geringe laufende Kosten aus, Investitionen in eigene Hard- und Software sind nicht nötig.
"Werden Sie aktiv..."
Beim lesenden Zugang (Standard) können Sie Ihre archivierten Dokumente recherchieren. Diese Suche erfolgt in der Regel per gezielter Suche nach Indexwerten oder per Volltextsuche.
Für einzelne Benutzer können Sie weitere Funktionen wie zum Beispiel „Workflow“, „Check in/check out“ oder „ins Archiv scannen“ mit einem geringen Aufpreis freischalten.
Workflow
Mit dem Workflow-Modul erweitern Sie das Online-Archiv um die Möglichkeit, Ihre Prozesse in elektronischer Form abzubilden.
Hochladen per drag&drop
Mit Hilfe des modernen Java-Clients können Sie Dokumente suchen, per drag&drop ablegen und an Workflows teilnehmen.
Check in / Check out
Per „check in/check out“-Verfahren haben Sie die Bearbeitung Ihrer Office-Dokumente im Griff. Über die Versionierung können Sie auf alte Versionsstände zurückgreifen.
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