Intelligente Suchmechanismen
Ein Thema, das jeden Sachbearbeiter oder Manager in gleichem Maße betrifft: Die ständige Suche nach der benötigten Information oder dem richtigen Dokument. Nicht selten geht hier wegen unzulänglicher Werkzeuge oder fehlender Organisation kostbare Zeit verloren, die an anderer Stelle gewinnbringender hätte genutzt werden können. ELOprofessional stellt intelligente Suchmechanismen zur Verfügung, mit denen jede Information blitzschnell verfügbar ist.
leistungsfähige Datenbanken
Um auch mit großen Belegmengen zurecht zu kommen, setzt ELOprofessional auf die erprobten und bekannten Datenbanken MS-SQL und Oracle.
Neben der Fähigkeit mit Millionen von Einträgen zu Recht zu kommen, bieten diese Datenbanken auch leistungsfähige Sicherheits- und Backup-Funktionen.
Indizierung oder Verschlagwortung
- Beispiel einer Suche, Stichwortliste
Um in großen Mengen von elektronischen Dokumenten "das eine" zu finden, reichen die Funktionen eines normalen Dateisystems nicht aus. In dem DMS-System ELO werden einem zu archivierenden Dokument zusätzliche Information, sogenannte Indexinformation, mitgegeben. Dies kann eine Rechnungs- oder Belegnummer sein, ein Datum, ein Kundenname, eine Belegart, usw.
Nach diesen Indexinformationen kann dann später ein Dokument gesucht und gefunden werden.
Für jede Belegart können dies durchaus unterschiedliche Indexwerte sein. Mit ELOprofessional können Sie für jede Belegart eigene Indexwerte festlegen.
Damit nicht jeder Indexwert beim Archivieren per Hand ausgefüllt werden muss, gibt es Möglichkeiten, Indexwerte per Mausklick auszufüllen. Das können z. B. einfache Stichwortlisten, aber auch Lieferanten-Datenbanken oder ähliches sein.
Dokumente die durch eine Schnittstelle, wie z.B. ELO-Navision, ELO-SAP usw., in das Archiv kommen, werden natürlich automatisch indiziert.
