gotomaxx4ELO – rechtssicherer digitaler Dokumentenaustausch
Ein großes Thema für Kosten- und Prozessoptimierer in Unternehmen ist das elektronische Beleghandling. So wie E-Mail und Internet für die tägliche Kommunikation inzwischen Standard geworden sind und die portopflichtige Postsendung verdrängt haben, so werden in naher Zukunft auch rechtssensible Geschäftsdokumente primär bzw. ausschließlich digital gehandelt. Dies gilt für kleinere und größere Unternehmen gleichermaßen. Hauptgründe für die Umstellung sind die immensen Einsparpotentiale auf der Kostenseite, eine starke Verbesserung der Prozesse sowie der Schutz der Umwelt durch weniger Papierverbrauch.
Paradebeispiel eRechnung
Das Paradebeispiel für diesen Trend zum digitalen Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen ist die elektronische Rechnung. Große Unternehmen wie die eBay-Tochter mobile.de machen es bereits konsequent vor. Beide Seiten profitieren gleichermaßen stark, wenn sie vom händischen Procedere abrücken und eine EBPP-Lösung (Electronic Bill Presentment and Payment) nutzen. Für den Versender entfallen Porto- und Versandkosten und er beschleunigt Prozesse und Zustellung rapide – in Summe eine weitreichende Ersparnis hinsichtlich Aufwand und Kosten.
Der Empfänger profitiert von der schnelleren Verfügbarkeit und einheitlich digitaler Bearbeitungsmöglichkeit. Damit verbunden sind ebenfalls beträchtliche Kosteneinsparungen. Nach Untersuchungen von „eFinanceLab" belaufen sich die Bearbeitungskosten einer Rechnung auf Papier beim Empfänger auf 18 bis 30 Euro, bis diese geprüft und bezahlt ist. Dank der schnelleren Zustellung und Verfügbarkeit der eRechnung kann der Empfänger zudem schneller zahlen und so seine Skontierungsoptionen sicherer ausschöpfen. Auch dies ist speziell für KMUnternehmen von hoher Relevanz.
Gotomaxx4ELO
Mit der Schnittstelle gotomaxx4ELO können Nutzer des gotomaxx Portals Ihre Ein- und Ausgangsbelege (z.B. eRechnungen) automatisiert aus dem Portal in das ELO-System übertragen. Übertragen werden alle Daten, die für eine rechtskonforme Archivierung von elektronischen Dokumenten nötig sind: Dies sind das Sichtformat, ein Datensatz (Rohdaten), die Signatur und das Prüfprotokoll.
Die Schnittstelle ist konfigurierbar und lässt sich an den jeweiligen Bedarf des Kunden anpassen.
Mit der gotomaxx-Lösung wird den ELO-Kunden eine Alternative für den Postein- und -ausgang eröffnet.
Vorteile gotomaxx PORTAL
Als Rechnungssteller
Im Gegensatz zum papierbasierten Versand können Sie mit einem einfachen Druckjob die Rechnungsstellung automatisieren und Postausgangskosten deutlich senken. Mit dem gotomaxx-PORTAL behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Rechnung bis zum Empfänger und nicht nur bis zum nächsten Briefkasten.
Schnellerer Zahlungseingang: Ihre Rechnung ist direkt beim Empfänger. Sie versetzen Ihren Kunden unter Umgehung des Postweges in die Lage schneller zu prüfen und zu zahlen, ggf. auch seine Skontierungsfrist einzuhalten.
Als Rechnungsempfänger
Es entfallen wesentliche Arbeiten rund um die Papierrechnung wie öffnen, vorlegen, ggf. scannen, OCR-Erkennung und Nachbearbeitung. Sämtliche Belege, sei es für FIBU, Rechnungsprüfung oder Bestell- oder Vertragswesen, die Sie über das gotomaxx PORTAL bereitstellen, können maschinell verarbeitet werden.
Als Rechnungsempfänger ist der Empfang von Rechnungen von Rechnungen im PDF-Format grundsätzlich kostenfrei. Für die Weiterverarbeitung kann der Rechnungsempfänger die Rohdaten aus der Rechnung in einem individuellen Wunschformat bekommen. Dieser Service kostet 25 Cent pro Rechnung.
Automatisierung der Prozesse ….
- Rechtssicher durch qualifizierte elektronische Signatur gemäß deutschem Signaturgesetz
- Anschluss an Ihre Warenwirtschaft durch Druckertreibertechnologie
- PDF eRechnungen sofort aus Ihrem Warenwirtschaftssystem
- XML-Beleginhalte für die maschinelle Prüfung und Buchung durch den Empfänger
- Sichere Weitergabe Ihrer Belege
Highlights
- Schnellerer Belegeingang beim Empfänger
- Günstiger als jeder Brief
- Geringerer Versandaufwand, kein Frankieren, kein Kuvertieren, kein Postweg
- Automatisierung des Rechnungsversandes auch bei größeren Volumen
- Verringerung der Verwaltungskosten sowohl auf Empfänger als auch auf Versenderseite
